اصول کار با صندوق مکانیزه فروش را بیاموزید
«آنچه خوبان همه دارند، تو یکجا داری!» این ضرب المثل خوبی برای توصیف ویژگی‌های صندوق فروشگاهیه. چرا که این دستگاه، همه فن حریف با کاربردهای متنوعه. شما با داشتن این دستگاه، اول از همه مدرن سازی فروشگاهتون رو انجام دادید و به ارتقای رضایت مشتریانتون کمک کردید. اما این تموم ماجرا نیست و ویژگی های خاصی مثل رسیدگی دقیق به حساب و کتاب، بررسی میزان فروش کالا، بررسی موجودی انبار و اجناس رو هم بدست خواهید آورد. صدور فاکتور دقیق فروش و آسان سازی مسیر پرداخت هم بخش دیگه ای از کارایی‌های این دستگاهه.حالا با این همه مزیت، شاید به نظر برسه که نصب و راه اندازی یا استفاده از این دستگاه کمی دشوار باشه.
اگه صبور باشید باید براتون توضیح بدیم که اصلا جای نگرانی نیست.کار کردن با «صندوق فروشگاهی» به هیچ وجه سخت و پیچیده نیست! شما با کمی مطالعه و استفاده از راهنمایی و خدمات پس از فروش این دستگاه (البته به شرط خرید با گارانتی معتبر) نصب، راه اندازی و استفاده ای آسون رو پیش رو دارید.
مطالعه بیشتر >>>> صندوق فروشگاهی چیست؟
ویژگی‌های ضروری یک صندوق فروش
صندوق‌های فروش با گذشت زمان تکامل یافته‌اند. موقع خرید این دستگاه‌ها، آموزش کار با صندوق فروشگاهی که شامل تمام مراحل است، نیز ارائه می شود.
نحوه راه‌اندازی یک صندوق فروشگاهی
بعد از انتخاب و خرید صندوق فروشگاهی و نرم‌افزار مورد نیاز حالا وقت نصب و راه اندازی است. با پیروی از مراحل ساده آموزش کار با صندوق فروشگاهی که توضیح می‌دهیم، صندوق فروشگاهی و نرم افزار شما در کمترین زمان ممکن، راه‌اندازی و آماده کار می‌شود.
راه‌اندازی اولیه:
ابتدا صندوق فروشگاهی را آماده بعد کابل پاور را در محل اتصال ورودی برق دستگاه وصل و منتظر بالا آمدن ویندوز باشید.
نکته: اگر از سیستم عامل دیگری استفاده و یا نرم افزار خاصی برای کسب و کار خود دارید، ابتدا سیستم عامل را نصب و راه‌اندازی و بعد اقدام به نصب و راه‌اندازی نرم افزار کنید. نحوه راه‌اندازی نرم افزار تا حد زیادی به سیستم عامل و صندوق فروشگاهی که از آن‌استفاده می‌کنید، بستگی دارد.
موجودی کالاهای خود را در سیستم وارد کنید (در برخی از موارد می‌توانیم یک بانک اطلاعاتی شامل نام و بارکد کالا را برای شما بارگذاری کنیم). برای سهولت کار شما می‌توانیم حساب‌های کاربری صندوقداران و سایر کارکنانی که نیاز به دسترسی به صندوق دارند را از طریق منو حساب کاربری و مجوزها وارد و به هر یک سطح دسترسی خاصی بدهید.
روش‌های مختلف پرداخت نقدی یا پرداخت با کارت عابر بانک را انتخاب کنید.
با توجه به نوع به نرم‌افزار صندوق فروشگاهی همان لحظه می‌توانید بارکدخوان و پرینتر را وصل و تست کنید که با اتصال هر کدام، یک بوق به نشانه اتصال صحیح زده می‌شود. همکاران ما در گروه شرکت‌های ترنا می‌توانند لوازم جانبی همچون بار کد اسکنر، چاپگر صدور فیش و پرینتر حرارتی را به صندوق شما متصل و پس از تست اسکن و چاپ آن را به شما تحویل دهند.
این دستگاه‌ها طوری طراحی شده که هر فردی با هر میزان اطلاعاتی به راحتی می‌تواند از دستگاه استفاده کند. مثلا بارکد اسکنر تنها با اتصال یک درگاه USB به آسانی راه اندازی می‌شود و آماده کار خواهد بود. به‌همین راحتی!
نکاتی در رابطه با سخت افزار دستگاه صندوق فروشگاهی
اگر کسب و کار شما نیازی به اتصال در شبکه ندارد و کار شما فقط با یک صندوق فروشگاهی با اتصال به کارتخوان و بارکد خوان و پرینتر صدور فیش است که کار شما خیلی راحت انجام می‌شود. ولی اگر کسب و کاری را مدیریت می‌کنید که نیاز به تحت شبکه بودن تجهیزات دارد، قضیه قدری متفاوت است. در این صورت، با اتصال این دستگاه‌ها به یک مبدل اکسس پوینت، مودم، Wi-Fi و یا کابل شبکه، کار را شروع کنید. سپس، هنگام اتصال هر دستگاه به سیستم مرکزی صندوق فروش، دستورالعمل‌های فهرست شده را دنبال کنید.
- مطالعه بیشتر >>>> مزایای صندوق فروشگاهی در صنوف مختلف چیست؟
نکاتی در رابطه با تنظیم موجودی کالا در سیستم
هنگامی که سخت افزار صندوق فروشگاهی را راه‌اندازی، نرم‌افزار را نصب و یک حساب کاربری ایجاد کردید، نوبت به وارد کردن جزئیات محصول می‌رسد. اگر کسب و کار شما مجموعه محدودی از محصولات را ارائه می دهد، می توانید آنها را به صورت دستی وارد کنید. با این حال، اگر موجودی کالاهای بیشتر و پیچیده‌تری را مدیریت می‌کنید، باید بتوانید این موارد را به صورت یک فایل که غالبا بصورت یک فایل اکسل، اکسس و یا html هستند، به صورت دسته‌ای در داخل نرم افزار خود بارگذاری کنید.
نکاتی در رابطه با حساب‌های کاربری و مجوزها
در طول راه‌اندازی نرم افزار، حساب کاربران صندوق فروش باید ایجاد شوند. این حساب‌های کاربری هستند که تضمین می‌کنند هر کارمندی می‌تواند وارد سیستم شود. حساب کاربری برای هر شخص به این منظور است که با توجه به تنظیماتی که مدیر مجموعه تشخیص می‌دهد کاربر و یا صندوقدار فقط به حساب کاربری خود دسترسی خواهد داشت و اغلب اجازه ویرایش نخواهد داشت (به جهت امنیت بیشتر در رسیدگی به امور مالی و موجودی کالا). ممکن است یک کاربر بتواند موجودی یک کالا را صفر کند و کاربر دیگر فقط ببیند که آیا کالا به اتمام رسیده است یا خیر!
هنگام تکمیل این مرحله، باید برای هر کارمندی که از سیستم استفاده می‌کند یک حساب کاربری ایجاد کنید. برای انجام این کار، باید نام و نام خانوادگی آنها را قبل از اختصاص دادنشان به یک گروه کاربری، بر اساس موقعیت یا سطح دسترسی، وارد کنید. بسته به شرکت ارائه دهنده‌ای که دستگاه را از آنجا تهیه کرده‌اید، ممکن است از شما خواسته شود که یک تصویر پرسنلی به هر کاربر اختصاص دهید.
دسترسی گزارش‌ها برای کاربران
شما می‌توانید در ازای هر کاربر یک دسترسی تعیین کنید.
در رابطه با دسترسی کاربران به گزارش‌ها بعضی وقت‌ها گزارش‌هایی در سیستم وجود دارند که نمی‌خواهید برخی از کاربرها به آن گزارش دسترسی داشته باشند، مانند گزارش‌های سود و زیان و یا خرید. برای این کار کافی است از قسمت تنظیمات – فهرست کاربران را باز کرده و کاربر مورد نظر را ویرایش کنید. سپس در بخش حق دسترسی هر کاربری در قسمت گزارش ساز، دسترسی آن گزارش را برای آن کاربر غیرفعال کنید.
پیشنهاد مطالعه >>>> فروش صندوق فروشگاهی در ایران
نکاتی در رابطه با روش‌های پرداخت در صندوق‌های فروش
اکثر کارتخوان‌های پرداخت می‌توانند مستقیماً به صندوق شما متصل شوند. برای پیوند دادن آنها، معمولاً باید به تنظیمات سیستم بروید تا روش‌های پرداخت را انتخاب، ویرایش و حذف کنید. اگر فقط به دنبال پذیرش کارت‌های اعتباری خاصی هستید، می‌توانید در این قسمت آن را انتخاب کنید. اکثر سیستم‌ها و پایانه‌های فروش تمام کارت‌ها را به عنوان پیش فرض می‌پذیرند.
گزارش‌گیری در صندوق فروش
پس از اینکه وارد سیستم شدید در منوی صندوق فروشگاهی گزینه پرینت گزارش را بزنید. انتخاب این گزینه صرفا به منظور دریافت رسید کاغذی نیست و می‌توانید گزارش‌ها رابصورت فایل‌های دیجیتالی دریافت کنید.
موارد گزارش در صندوق های فروش شامل موارد زیر است:
گزارش فروش
هدف اصلی از راه‌اندازی این سیتم‌ها در فروشگاه‌های مختلف خرده‌فروشی، ثبت تمام خرید و فروش‌های انجام شده در طول روزهای کاری است. اطلاعات وارد شده در سیستم در قالب چندین گزارش و سایر جزئیات لازم نیز در این گزارش‌ها ذکر شده است.
در صندوق باید سوابق فروش را با توجه به محصولات مختلف، انواع محصول، هزینه‌های اقلام فروخته شده، مجموع سود بدست آمده، تخفیف های فروش و درصد فروش کالاها و موارد دیگر در اختیار متصدی صندوق یا مدیر فروشگاه قرار بگیرد.
- معرفی یک صندوق فروشگاهی کارآمد >>>>> صنــدوق مکانیــزه فــروش K4-j19
گزارش‌های چاپی
گزارش‌هایی هستند که از طریق آنها می‌توانید نسخه چاپی برای هر فرمی داشته باشید؛ مثلاً فاکتور فروش، رسید انبار، رسید دریافت و حواله خروج. تنظیمات چاپ در اکثر این سیستم ها به این صورت است که بعد از ذخیره هر فرم، بالای فرم کلید چاپگر فعال می‌شود و می‌توان گزارش‌های مربوط به آن فرم را تهیه کنید و یا از طریق فهرست هر فرمی، فرم های مورد نظر را انتخاب و با استفاده از کلید پرینتر گزارش چاپی تهیه کرد.
گزارش‌های مروری موردی
گزارش‌هایی هستند که تمام عملیات انجام‌شده در آن سیستم با فیلترهای مختلف در بازه زمانی مشخص، گزارش‌گیری می‌شوند. مثلاً مرور حساب‌ها، عملیات بانکی، دارایی، فروش، موجودی انبار و … را می‌توان در دسترس داشت. تمامی این گزارشات، قابلیت پرینت و ارسال به اکسل دارند. برخی مواقع نیاز دارید که گزارش چاپی تهیه کنید، اما با توجه به اینکه ستون‌های آنها زیاد هستند و نمی‌توانید در یک برگه کاغذ معمولی گزارش را چاپ کنید یا گزارش فرمت نمایش خوب و واضحی ندارد ، بهتر است در آن فرم از منوی چاپ، چاپ چند سطری و سپس ستون‌های مورد نظر را انتخاب و در نهایت گزارش مورد نظر را پرینت بگیرید، از این طریق همه ستون‌ها در یک فرم گزارش داده خواهند شد .
گزارش پویا در صندوق های فروش
گزارش پویا محیطی برای ساخت گزارش‌هایی اعم از گزارش‌های مروری و قابل فیلتر کردن طبق دلخواه مدیر صندوق است، مثلاً در نظر بگیرید: در داخل فرم‌های فاکتور فروش نیاز به یادداشت اطلاعات تکمیلی اعم از (توضیحات، تاریخ تسویه و یا اطلاعات مربوط به فروش اقساطی کالای خاصی و …) است که برای تهیه بهترین گزارش که همان ساخت گزارش پویاست با ستون‌های دلخواه می توان آن را ساخت.
نکته:
علاوه بر چاپ و نمایش گزارش در مانییتور و روی کاغذ صندوق‌های فروش می‌توانند به صورت فرمت‌های دیگری گزارش را نمایش بدهند و یا در برنامه‌های دیگر مانند اکسل یا اکسس و یا به صورت ایمیل از این فرم‌ها گزارش دریافت کرد. برای دسترسی در صفحه پیش‌نمایش آن گزارش را از بالای فرم گزینه ذخیره (save) انتخاب، فرمت مورد نظر را برای ذخیره در نظر گرفته و مسیر را برای ذخیره فایل تعیین کنید.
در این مطلب شما ضمن آموزش کار صندوق فروشگاهی، تا حدود زیادی با نحوه کار این دستگاه حیاتی در کسب و کارتان آشنا شدید. اما اگر هنوز هم سوال یا ابهامی دارید، جای نگرانی نیست! کارشناسان ما در گروه شرکت‌های ترنا به صورت رایگان آماده هرگونه مشاوره تلفنی هستند.
نتیجه گیری:
برای صاحبان کسب و کارهای خرده‌فروشی که علاقه‌مند به توسعه شغلی و جلب رضایت مشتریان هستند، کارکردن با تجهیزات مناسب و کارآمدی چون «صندوق مکانیزه فروش» مهم و ضروریست. اگر آنها از تمام امکانات این وسیله آگاهی داشته و با آموزش کار صندوق فروشگاهی، نحوه کار کردن با آن را بدانند، می توانند بالاترین میزان بهره وری را از این دستگاه کسب کنند.
این ابزار دستگاه اصلی و مادر در تمام فروشگاه‌هاست. زیرا تمام امور حسابداری، ثبت، عملیات پرداخت و خروج کالا توسط آن انجام می‌شود.
گروه شرکت‌های ترنا با نشان تجاری «بایامکس»، تولید کننده انواع صندوق‌های فروشگاهیست. 3 سال گارانتی معتبر، 5 سال خدمات پس از فروش در سراسر ایران، 17 هزار مشتری با رضایت 98 درصدی، 5 سال وارانتی و7 روز ضمانتِ برگشت وجه بدون پرسش، از جمله مزایای رقابتی این شرکت ایرانیست. شما می‌توانید برای آشنایی بیشتر با این شرکت به صفحه ” درباره ما ” و در صورت ارتباط با کارشناسان مجموعه به صفحه ” تماس با ما ” مراجعه کنید.